Осторожно: Кадровик! Как выживают с таким диагнозом
Мы долго еще вспоминали нашу залетную яркую птичку. Она стала для нас эталоном того, в чем у нас показываться ну никак нельзя.
И второй случай.
Раз в квартал директор нашего департамента устраивал нам собрания. При этом он требовал, чтобы приходили абсолютно все. Поэтому мы со спокойной совестью запирали свои кабинеты и шли в зал. Девочки мои на этих собраниях честно спали, а лично мне всегда было интересно послушать, чем занимаются смежные отделы (рекрутеры/ обучение/ мотивационщики/ HRпартнеры/ коммуникаторы), какие у них в работе программы. Плюс мне самой как начальнику отдела надо было рассказывать всем, чем занимается Отдел кадров. Естественно, я не впаривала о приемах и увольнениях. Практика показывает, что это никому не интересно. Поэтому я вела речь об автоматизации, оптимизации, судах и забавных/сложных случаях с работниками.
Так вот как-то раз возвращаемся дружно после такого совещания, а у нашего закрытого кабинета стоит незнакомый нам мужчина. Спрашиваем, по какому вопросу. Отвечает недовольно, что ждет уже почти час, пришел оформляться на работу. Ну мы-то точно знаем, что у нас на сегодня нет никаких приемов. Я уже писала, что все приемы нам ставили в календарь рекрутеры. И они никак, зная о совещании, не могли воткнуть нам прием.
Тем не менее, уточняем фамилию, смотрим в электронных согласованиях – такой нет. Объясняем товарищу, что не можем его принять. А у самих возникает вопрос, как посетитель смог пройти в здание? Обычно рекрутеры заказывают пропуска. Пока мои девочки бодались с достаточно настырным мужчинкой, который непременно хотел устроиться на работу, а в противном случае собирался жаловаться Генеральному директору, я быстро позвонила в Службу безопасности и сообщила, что в Отдел кадров с улицы проник вражеский лазутчик. Естественно, я говорила с ними не так. Но когда я им произнесла фамилию «лазутчика», они бросили трубку и через несколько секунд были у нас.
Оказалось, что это новый заместитель начальника Службы безопасности. Будущий, разумеется. Чтобы был понятен его уровень – начальник СБ подчинялся непосредственно Генеральному директору. А этот товарищ после окончательного собеседования и подтверждения приема решил сразу, не теряя времени, оформиться. Позже, через несколько дней, когда он уже нормально пришел приниматься на работу, этот небольшой скандал мы обратили в свою пользу. На пальцах объяснили ответственному лицу, что к нам муха не просочится без ведома Службы безопасности.
ИЗМЕНЕНИЕ УСЛОВИЙ. Борьба с тенями.
Изменение должности, зарплаты, графика работы, фамилии оформляется дополнительным соглашением к Трудовому договору и кадровым приказом. Я мечтала поставить оформление условий на те же рельсы, что и прием. То есть сначала Отдел кадров получает в программе электронное согласование, делает в программе проект изменения и только, когда приходит работник, распечатывает текущей датой и дает работнику подписать. А дальше уже подписывает руководитель. Согласитесь, если бы работники знали, что пока они не подпишут доп.соглашение и приказ, зарплата им не прибавится, то они бы к нам еще накануне планируемого дня ломились бы.
На самом деле, к сожалению, все совсем не так. Электронные согласования по окладам и должностям нам присылали в специальной программе, заявления на изменение графиков и фамилий работники приносили сами или присылали по внутренней почте – у нас был не один офис. Дальше мы всё оформляли и в кадровой программе, и на бумаге подчас «задним числом». А потом включали форсаж и писали/звонили людям и их руководителям, чтобы приходили подписывать документы.
Надо сказать, что если неподписанные работником документы попадут в личное дело, то кадровик уже никогда не сможет вспомнить, что там нет подписи. Поэтому неподписанные доки вешались в «ознакомительную» папку, ждали прихода работника, и только после получения его подписи документы отправлялись в личное дело.
Конечно, такая куцая процедура сильно раздражала. Некоторые работники, обитающие в дальних офисах, являлись для нас загадочными тенями, и годами их ноги не ступали в Отдел кадров. Их документы скапливались в папке и подписывались только при увольнении и то, если кадровик не забывал заглянуть в «ознакомительную» папку.
Особенно тяжко было в период массового ежегодного повышения окладов. Количество доп.соглашений и приказов исчислялось сотнями, часто больше тысячи. Но я уже писала, что в таких экстренных случаях мы и сами ходили, и с руководителями договаривались, так как у них, разумеется, больше влияния на своих подчиненных, и им гораздо легче зазвать к себе ушедших в тень работников для подписания документов.
Пожалуй, эту часть я тоже разбавлю веселым случаем.
Бывает, человек меняет фамилию. Обычно это женщины, вышедшие замуж или разошедшиеся с мужем и страждущие вернуть себе свою родную фамилию. Отдел кадров в этом случае не только издает приказ и оформляет дополнение к Трудовому договору, но и делает запись в трудовую книжку на внутренней стороне обложки. При хорошем мелком почерке на обложке могут уместиться две такие записи. То есть теоретически на обложке в начале книжки и в конце книжки можно уместить не более четырех записей. А если любвеобильная дама выходит замуж три-четыре-пять раз? Да еще после каждого развода старается вернуть себе девичью фамилию! Как Вам такой вариант?
К нам как-то пришла одна милая и вполне молодая женщина, еще до сорока. Она в пятый раз вышла замуж, при этом записями об изменении фамилии уже были украшены внутренние поверхности обложек и основной трудовой книжки, и вкладыша. Самое смешное, что записи о работе были пока только в основной трудовой книжке, вкладыш был пуст. Поскольку законодательство ничего не говорит о таких брачноактивных дамах, то мы выдали ей еще один вкладыш и украсили его обложку записью об изменении фамилии.
ОТПУСКА. Торжество цифровизации.
Поскольку техническое задание на автоматизацию оформления отпусков в нашей Компании разрабатывала я лично, то вполне естественно, что они (отпуска) относятся к одному из моих любимых направлений. Хотя в качестве некоторой похвальбы могу сказать, что тех.задания на электронное согласование приемов, переводов и многого другого также делала я.
Но вернемся к отпускам. Автоматизировано у нас было предоставление только части отпусков – оплачиваемых, за свой счет и учебных. В моем отделе один сотрудник обрабатывал не только отпуска на две тысячи человек, но еще все командировки и больничные. Причем данный участок считался не слишком загруженным – при необходимости девочка брала на себя дополнительную работу по приему/переводу/увольнению/ознакомлению.
Часть отпусков («по беременности и родам» и «по уходу за ребенком») из-за обилия документов делалась по старинке – вручную. Чтобы получить пособия (разовое на рождение и ежемесячное до полутора лет) людям необходимо было предоставить справки от второй половины, что эта вторая половинка не получает у себя на работе данные пособия. Разнообразие жизненных ситуаций продолжало удивлять все время работы: у кого-то муж в бегах, у кого-то муж иностранец, у кого-то муж россиянин, но работает за пределами России в нероссийской Компании, у кого-то муж ИП, у кого-то самозанятый… Вариаций куча, и что делать в каждом конкретном случае, откуда брать справку и надо ли ее брать, решалось кадровиками совместно с бухгалтерией, а иногда еще и с ФСС.
То ли дело автоматизированные отпуска. Выше я уже писала, что люди на внутреннем Портале в электронном виде заполняли заявки на внесение изменений в График отпусков. Заявки переливались в специальную программу и там согласовывались руководителями, а затем закачивались в кадровую программу в График отпусков. Все это делалось автоматически. Из Графика отпусков Отдел кадров делал опять-таки автоматическую рассылку недели за три до начала отпуска. Работник, если ему нужен был отпуск, распечатывал проект приказа, подписывал и приносил в Отдел кадров. На всякий случай напоминаю, что рассказываю про доковидные времена. Сейчас кадровики в массе своей перешли на сканы.